ERP – Khi giấc mơ không phải màu hồng

Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cần cho sự phát triển của doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp muốn số hóa quản trị. ERP được ví như xương sống trong hoạt động điều hành của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Không ai có thể phủ nhận được vai trò và lợi ích mà phần mềm ERP mang lại. Tuy nhiên không phải với bất kỳ doanh nghiệp nào, ERP cũng là một giấc mơ màu hồng. Dưới đây là một số thất bại tiêu biểu trong triển khai phần mềm ERP trên thế giới:

1. Kinh nghiệm cay đắng cho Hershey

Liệu thất bại trong ứng dụng một công nghệ nào đó có thể làm sụp đổ một công ty trong danh sách Fortune 500 (danh sách 500 công ty lớn nhất Mỹ về mặt doanh thu do tạp chí Fortune lập ra)?

Với trường hợp của công ty thực phẩm Hershey Foods, ERP chắc chắn không giúp ích gì cho hoạt động của công ty này trong mùa Halloween năm 1999, hoặc ít nhất cũng khiến các nhà đầu tư phố Wall một phen hoảng hốt. Những trục trặc của các ứng dụng SAP ERP, Siebel CRM (của Oracle) và chuỗi cung ứng Manugistics mà Hershey gặp phải đã khiến cho công ty không thể bàn giao số sản phẩm chocolate trị giá 100 triệu đô-la Mỹ cho mùa Halloween năm đó, và khiến giá cổ phiếu của họ sụt giảm 8%.

Như vậy, một dự án công nghệ thất bại có thể không làm sụp đổ hoàn toàn một công ty trong danh sách Fortune 500, nhưng nó chắc chắn đủ sức khiến công ty này “choáng váng”.

Bài học rút ra

Bài học thứ 1: Lựa chọn thời điểm phù hợp để triển khai hệ thống erp.
Bạn thấy đấy, cả hệ thống đi vào triển khai lắp đặt trước lễ Halloween, một trong những thời điểm thuận lợi nhất đối với bất kỳ nhà sản xuất bánh kẹo nào ở Mỹ khiến quy trình kinh doanh của Hersheys phải hứng chịu sự thay đổi và gián đoạn tạm thời. Nhưng hậu quả mà nó để lại có thể khiến doanh nghiệp ngã ngựa ngay tức khắc; thậm chí kéo dài dai dẳng đến 6 tháng sau.

Bài học thứ 2: Không nên tùy tiện rút ngắn quy trình triển khai hệ thống ERP
Hệ thống erp mà Hershey’s lựa chọn triển khai là một hệ thống erp customize (viết theo yêu cầu) nên thời gian triển khai được nhà cung cấp khuyến nghị là 48 tháng. Nhưng Ban lãnh đạo công ty yêu cầu chỉ được tối đa 30 tháng là phải hoàn thiện hệ thống bằng cách cắt giảm các giai đoạn thử nghiệm quan trọng.

Khi các hệ thống đi vào hoạt động vào tháng 7 năm 1999, các sự cố không lường trước đã khiến hệ thống không ghi nhận được các đơn đặt hàng trong khi số lượng tồn kho hoàn toàn đáp ứng được mà không cần sản xuất mới.

Bài học thứ 3: Không nên triển khai quá nhiều hệ thống cùng lúc
Trong thời điểm triển khai hệ thống ERP, Hershey’s còn đưa vào sử dụng hệ thống CRM của Siebel Systems và Logistic System của Manugistics. Quá nhiều hệ thống triển khai cùng lúc trong khi nhân viên không được đào tạo bài bản nên chuyện thất bại là tất yếu.

>>> Đọc thêm: Cần bao nhiêu thời gian để triển khai thành công hệ thống ERP?

2. Fox Meyer Drugs: Khi giấc mơ ERP không phải màu hồng

Fox Meyer Drugs là công ty có vốn hóa thị trường lên đến khoảng 5 tỷ USD và là công ty dược phẩm lớn thứ tư tại Mỹ trước khi nộp đơn xin phá sản vào năm 1996 do thất bại trong việc triển khai ERP. Dự án triển khai SAP ERP tại Fox Meyer còn được gọi là Delta III bắt đầu vào năm 1993 với mục tiêu là tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh bằng việc sử dụng hệ thống mới SAP ERP và được triển khai vào 2 năm 1994 và 1995.

Có rất nhiều nhân tố tác động vào sự thất bại trong việc triển khai SAP ERP tại Fox Meyer nhưng bản thân phần mềm SAP ERP lại là nhân tố tác động nhỏ nhất trong số các nhân tố này. Christopher Cole, COO tại Pinnacle, đã nhìn nhận nó như là một thất bại trong quản lý dự án. Mặc dù ban điều hành của Fox Meyer đã cam kết trong việc triển khai hệ thống nhưng rõ ràng, người dùng hệ thống thì không. Có một vấn đề tinh thần ở các nhân viên kho bãi vì quá trình tự động hóa đe dọa việc làm của họ. Với sự không hợp tác của các nhân viên, quá trình chuyển sang hệ thống tự động của nhà kho đầu tiên là một thảm họa. Những công nhân chống đối đã phá hoại các bảng kiểm kê hàng tồn kho,không nhập các đơn đặt hàng vào hệ thống, và lỗi thường xuyên phát sinh khi hệ thống mới tiếp nhận số lượng giao dịch cực kì lớn.

Quy mô của dự án Delta III thay đổi vào giữa giai đoạn triển khai với việc Fox Meyer kí một hợp đồng lớn để cung cấp dược phẩm cho Đại học hệ thống Y tế tổ hợp (University Health System consortium or UHC). Hợp đồng này đã làm trầm trọng hơn vấn đề khi số lượng giao dịch quá lớn mà hệ thống máy chủ HP (HP 9000) không thể đáp ứng được.

Sự quản lý của công ty Fox Meyer phần lớn dựa vào các đối tác triển khai, Anderson Consultants, và các nhà tư vấn bên ngoài khác. Công ty Fox Meyer Drugs tham gia rất ít hoặc hoàn toàn không kiểm soát việc triển khai này. Điều nay dẫn đến việc không quản lý được quy mô dự án và chi phí.

Bài học rút ra:

Bài học số 1: Triển khai hệ thống ERP để thành công cần có sự phối hợp giữa đơn vị cung cấp và doanh nghiệp, cần bám sát tiến độ của dự án

Bài học số 2: Khi triển khai hệ thống ERP cần có sự đồng thuận của toàn bộ doanh nghiệp, cần cập nhật số liệu kịp thời để hệ thống có thể phân tích chính xác.

3.Trải nghiệm không vui vẻ của Select Comfort

Vào năm 2008, Select Comfort, nhà sản xuất giường hiệu “Sleep Number” đã đột ngột quyết định ngừng tất cả các dự án liên quan đến kế hoạch ứng dụng SAP ERP trên diện rộng, bao gồm ERP, CRM và SCM v.v…

Chuyện gì đã xảy ra? Trong khi trước đó, Select Comfort mong muốn có một hệ thống linh hoạt hơn, nhiều chức năng hơn, cũng như cắt giảm chi phí dài hạn.

Tuy nhiên, sự thật đã được tiết lộ sau khi công ty phải cắt giảm 22% nhân sự của mình.

Select Comfort đã thực sự bị áp lực trong nhiều tháng từ một trong những cổ đông của mình, The Clinton Group, buộc công ty phải từ bỏ dự án với lý do quá vượt ngân sách và chậm tiến độ.

Theo Clinton Froup, ngân sách đã chi 12 triệu USD cho việc thực hiện dự án vào năm 2007 và 8 triệu USD vào năm kế tiếp.

Bài học rút ra:

Nếu không thể làm đúng thì đừng làm. Nếu như như bạn đang thiếu vốn hoặc không quản lý nổi 1 dự án ERP lớn như SAP, thì tuyệt đối đừng làm.

>>> Đọc thêm: Các nhà cung cấp phần mềm ERP tại Việt Nam hiện nay: Đâu là lựa chọn tốt nhất?

Những thất bại từ các doanh nghiệp lớn đã cho chúng ta bài học quý giá để tránh phạm phải những sai lầm khi triển khai hệ thống ERP. Bạn đang băn khoăn về việc bắt đầu triển khai ERP tại công ty mình? Hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn và giải đáp: 0986.196.838