THIẾT KẾ GIẢI PHÁP CHO ĐẶC THÙ NGÀNH MAY

Dệt may là một trong những ngành có kim ngạch xuất khẩu lớn của Việt Nam. Sự kiện Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã tạo cơ hội cho các doanh nghiệp mở rộng thị trường và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải thiết kế lại hệ thống quản lý để tăng năng suất lao động, từ đó tăng năng lực cạnh tranh.

Để có thể cạnh tranh với các nước có ngành công nghiệp dệt may phát triển như Trung Quốc, Ấn Độ…, các doanh nghiệp Việt Nam phải giải quyết các vấn đề quan trọng như tối ưu hóa sản xuất, cắt giảm chi phí, tin học hóa doanh nghiệp…

Đặc thù của giải pháp

Các vấn đề đặc thù về quản lý đối với doanh nghiệp ngành dệt may có thể chia làm các nhóm : quản lý thông tin sản phẩm, quản lý nhà cung cấp, quản lý đơn vị sản xuất, quản lý đơn vị gia công và thầu phụ, quản lý nhà tiêu thụ và phân phối lẻ, quản lý thương hiệu. Từng nhóm lại có những yêu cầu đặc thù và bổ sung cho nhau để phục vụ toàn bộ quy trình quản lý sản xuất của doanh nghiệp.

Quản lý thông tin sản phẩm

Sản phẩm trong ngành may liên quan đến các thông tin như màu sắc, kích cỡ, mẫu mã, mùa vụ, bộ sưu tập, nơi sản xuất, các điều kiện bảo quản… Nguyên vật liệu có số lượng rất lớn, đa dạng, và ít khi sử dụng lại nên lượng tồn kho lớn, việc quản lý như thế nào cho hợp lý là vấn đề lớn của doanh nghiệp. Mặt khác, số lượng nguyên vật liệu, thành phẩm trong một doanh nghiệp có thể lên đến hàng trăm ngàn mã, nếu không có hệ thống thông tin phù hợp, khó có thể quản lý được hệ thống này.

Các giải pháp dành riêng cho ngành may thường dùng khái niệm ma trận để quản lý các thông tin này. Có nghĩa là mỗi sản phẩm sẽ có một ma trận thông tin (hay lưới thông tin). Ma trận này có thể có nhiều hơn hai chiều để quản lý. Với cách quản lý này, số lượng mã sẽ giảm đi rất nhiều. Song song với việc dùng ma trận thông tin để quản lý sản phẩm, doanh nghiệp còn phải quản lý đơn hàng mua, đơn hàng bán, xây dựng hệ thống sơ đồ định mức nguyên vật liệu (BOM), quản lý sản xuất cho sản phẩm/nguyên vật liệu theo nhiều chiều thông tin. Ví dụ : đơn hàng (order) có thể chỉ có một mã sản phẩm, nhưng phải thể hiện được số lượng theo từng kích cỡ (size) và màu của sản phẩm đó. Hoặc định mức của thành phẩm, lúc này cũng chỉ có một mã, nhưng có nhiều định mức khác nhau cũng phải tương ứng theo kích cỡ và màu.

Quản lý nhà cung cấp

Doanh nghiệp ngành may quan tâm đến nguồn gốc xuất xứ của nguyên vật liệu. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải mua nguyên vật liệu ở nhà cung cấp đã được khách hàng chỉ định. Vì vậy, quản lý nhà cung cấp cũng có những đặc thù riêng mà giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP phải đáp ứng.

Quản lý đơn vị sản xuất

Vấn đề tạm nhập tái xuất : Doanh nghiệp Việt Nam cần đặc biệt quan tâm đến yếu tố này, vì đến 70 % nguyên vật liệu có nguồn gốc từ nước ngoài. Các doanh nghiệp sản xuất cho xuất khẩu lớn thì phải cần nhiều nhân lực để quản lý vấn đề tạm nhập tái xuất.

Đồng bộ hóa nguyên vật liệu : Một sản phẩm có thể cần tới hàng trăm nguyên vật liệu. Doanh nghiệp phải quản lý nguyên vật liệu đồng bộ mới có thể sản xuất được.

Theo dõi tiến độ sản xuất : Trong giai đoạn cạnh tranh hiện nay, việc giao hàng đúng hạn là yếu tố ảnh hưởng lớn đến uy tín và sự phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ giao hàng đúng hạn mà còn phải giao hàng đúng theo yêu cầu về kích cỡ, màu sắc do khách hàng yêu cầu. Do đó, doanh nghiệp mong muốn theo dõi được chặt chẽ tiến độ sản xuất và tỷ lệ sản phẩm theo kích cỡ, màu sắc, mẫu mã đang thực hiện.

Quản lý đơn vị gia công và thầu phụ

Trong ngành may, việc gia công rất phổ biến, ví dụ gia công ren, wash, thêu, cắt chỉ và làm sạch sản phẩm… Một sản phẩm có thể có nhiều chi tiết đưa đi gia công bên ngoài. Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp may phải quản lý được các đơn vị gia công thầu phụ cùng với tiến độ sản xuất của họ.

Quản lý nhà tiêu thụ và phân phối lẻ

Đối với nhóm này, những thông tin chủ yếu cần quản lý là thông tin về nhà tiêu thụ, nhà phân phối ; quản lý các điều khoản hợp đồng, các yêu cầu về chất lượng, sản phẩm…

Quản lý thương hiệu

Quản lý người sở hữu thương hiệu, quản lý bản quyền của thương hiệu, các thuộc tính của thương hiệu ; quản lý các nhà tiêu thụ và phân phối sản phẩm của thương hiệu ; quản lý nguyên vật liệu thô được thiết kế, sản xuất đặc biệt dùng riêng cho thương hiệu đó.

Bài toán về ứng dụng

Ngoài việc giải quyết những tính năng chung cho hoạt động của một doanh nghiệp, một giải pháp phần mềm ERP hoàn hảo cho ngành may phải tính đến những tính năng và tiện ích riêng để phù hợp với các đặc thù của ngành này. Đặc trưng của ngành may như đã nói là độ phức tạp ở số lượng thông tin khổng lồ về mã hàng, sản phẩm với các quy trình sản xuất riêng, phức tạp. Tính phức tạp còn do bản chất của quá trình sản xuất đa dạng, mỗi doanh nghiệp thường có yêu cầu khác biệt và đặc trưng. Một doanh nghiệp gia công thì quy trình và yêu cầu sẽ khác hẳn một doanh nghiệp tự sản xuất và tiêu thụ ; mỗi doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu đến các quốc gia khác nhau lại có những yêu cầu khác nhau…

Một bài toán quan trọng khác được đặt ra nữa là tăng năng suất của từng công nhân. Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp phải giúp doanh nghiệp quản lý tốt một hệ thống nguồn lực phức tạp, đa dạng và luôn thay đổi. Năng suất chỉ có thể tăng khi việc điều độ kế hoạch sản xuất kịp thời và hiệu quả, trong đó quan trọng là điều động nhân công hợp lý trên từng dây chuyền may.

Tốc độ truy xuất và xử lý dữ liệu phải nhanh chóng do số lượng danh điểm trong quản lý sản xuất ngành may là rất lớn, phức tạp và cần lưu trữ để phục vụ các phân tích thống kê. Hệ thống này nếu không linh hoạt và thiếu hiệu quả sẽ làm hạn chế việc kiểm soát quy trình. Đây là một trong những yếu tố quyết định rằng giải pháp phù hợp đến đâu cho một doanh nghiệp may.

Một hệ thống quản lý tổng thể nói chung thành công không chỉ nhờ vào công nghệ tiên tiến mà còn phụ thuộc vào năng lực của đội ngũ nhân sự ứng dụng. Doanh nghiệp khi triển khai nên lưu ý đến việc tuyên truyền về tầm quan trọng của phần mềm cũng như tổ chức các khóa đào tạo kiến thức quản lý. Ngoài ra, nên hiểu rằng chi phí đầu tư sẽ không là vấn đề đáng lo ngại nếu hệ thống ứng dụng mang lại hiệu quả thực sự cho doanh nghiệp, các chi phí vận hành dài hạn mới thực sự là bài toán doanh nghiệp cần giải quyết khi lựa chọn bất cứ một phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP nào.

Đào Duy Quang
chuyên viên tư vấn ERP
Cty Dịch vụ ERP-FPT