Phần mềm quản trị doanh nghiệp: Các tính năng cần có

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP chính là một trong những công cụ hỗ trợ tuyệt vời nhất hiện đang được phổ biến rộng rãi tại Việt Nam và cả thế giới. Tuy nhiên không phải nhà quản trị nào cũng hiểu rõ về giải pháp công nghệ hữu ích này. Để minh chứng cho những giá trị mà phần mềm ERP mang lại cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp, hãy cùng theo dõi những nội dung mà ITG cung cấp ngay dưới đây.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là ứng dụng hỗ hỗ trợ quá trình quản lý tất cả các hoạt động từ sản xuất tới kinh doanh của một doanh nghiệp gồm: Bán hàng; Tài chính – Kế toán; Mua hàng; Lập kế hoạch sản xuất…

Xuất hiện đầu tiên vào những năm 1990, thuật ngữ ERP (Enterprise Resource Planning) lần đầu được sử dụng bởi The Gartner Group. Ở những năm đầu tiên, ERP khai sinh với nhiệm vụ tập trung vào sắp xếp dữ liệu và hợp lý hoá các quy trình liên quan đến quá trình hậu kì, chẳng hạn như quản lý kho, nhân sự, tài chính, sản xuất, lên lịch trình,…

Ngày nay, với sự phát triển của nền công nghiệp 4.0, hệ thống ERP đã trở thành công cụ quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình. Hơn thế nữa, hệ thống ERP có thể tích hợp thêm những ứng dụng khác như CRM, DMS hoặc các công nghệ như IoT, AI vào một phần mềm duy nhất để tăng cường hiệu quả quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp.

Những tính năng trong phần mềm quản trị doanh nghiệp

Các tính năng cơ bản của một phần mềm quản trị doanh nghiệp bao gồm:

• Quản lý tài chính kế toán ((Finance – Accounting)
• Quản lý bán hàng (Sales Control)
• Quản lý mua hàng (Purchase Control)
• Quản lý kho vận (Warehouse Control)
• Lập kế hoạch sản xuất (Production Planning)
• Các báo cáo quản trị (Dashboard)

Ngoài ra phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể tích hợp thêm một số tính năng để đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện của tổ chức:

• Quản trị nhân sự (HRM)
• Quản trị kênh phân phối (DMS)
• Quản lý khách hàng (CRM)

5+ lợi ích khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp

• Lãnh đạo có được bức tranh tổng thể về doanh nghiệp một cách nhanh chóng, minh bạch và chính xác

Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả, Ban lãnh đạo cần được cung cấp đầy đủ dữ liệu về doanh thu, tình trạng sản xuất, bán hàng…một cách tức thời. Trước đây, khi mọi quy trình vận hành tại doanh nghiệp đều được xử lý thủ công và quá phức tạp, để nhận được báo cáo về hoạt động sản xuất, lãnh đạo phải chờ tới cuối ngày, khi nhân viên gửi báo cáo thực hiện công việc. Giờ đây, với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, dữ liệu luôn có sẵn và làm mới liên tục, Ban lãnh đạo muốn nắm bắt tiến độ và hiệu quả công việc của nhân viên không còn là điều khó khăn.

Chỉ với 1 nút click chuột, lãnh đạo dễ dàng nắm bắt bức tranh tổng thể về doanh nghiệp qua các báo cáo về OKR của từng nhân sự, doanh thu, thực trạng sản xuất, kinh doanh…được thể hiện đầy đủ trên hệ thống. Đây là dữ liệu “vàng” để lãnh đạo đưa ra các chiến lược phát triển dựa trên thực tế doanh nghiệp.

• Tăng tốc độ thực hiện công việc của nhân sự

Tại các doanh nghiệp lớn, tốc độ xử lý công việc  tại nhiều phòng ban bị chậm do phải chờ duyệt qua nhiều cấp bậc, bộ phận khác nhau. Việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, sẽ giúp tăng cường hiệu quả sự cộng tác giữa các bộ phận, phòng ban ngay trên phần mềm, tránh lãng phí thời gian của các bộ phận liên quan.

Việc ứng dụng hệ thống ERP, năng suất làm việc của nhân sự đã tăng tối thiểu 20% so với trước đây. Ví dụ trước đây kế toán luôn phải nhập liệu lại nhiều thông tin từ bộ phận sales, mua hàng, kho vào phần mềm kế toán. Khi doanh nghiệp  ngày một phát triển thì các quy trình giao dịch bán, mua, nhập, xuất kho,…cũng sẽ phát sinh nhiều hơn, điều này đồng nghĩa kế toán phải thực hiện nhiều công việc hơn, và doanh nghiệp cũng phải tuyển thêm nhân sự kế toán. Cùng với đó, nhiều sự cố đã từng xuất hiện khi chuyển dịch dữ liệu thủ công từ bộ phận này qua bộ phận khác có thể dẫn đến những nhầm lẫn như: tên, địa chỉ hoặc số lượng hàng hoá,…Những sai lầm này đều vô cùng nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới luồng thông tin và hiệu quả vận hành doanh nghiệp. Việc ứng dụng ERP giúp kế toán  có thể kế thừa các thông tin về bán hàng, kho vận, nhanh chóng mà không phải mất công nhập liệu.

• Giảm các khoản chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp góp phần giảm chi phí quản lý, điều hành doanh nghiệp bằng cách: 

• Tăng hiệu quả và năng suất của nhân sự nhờ tính liên kết giữa các phòng ban và các quy trình làm việc đã xử lý công việc theo luồng (workflow) ngay trên phần mềm.
• Số hóa các quy trình làm việc sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ những thủ tục rườm rà phức tạp
• Quản lý tất cả các bộ phận trên một hệ thống mua hàng, bán hàng, sản xuất, tài chính – kế toán…”) sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư mua nhiều phần mềm

• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Với việc tích hợp hệ thống CRM với phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, số điểm chạm của sales với khách hàng, từ đó có được chân dung khách hàng một cách chính xác để xây dựng lên các chiến dịch marketing phù hợp với từng khách hàng. Điều này không chỉ nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp tăng doanh thu đáng kể. 

3S ERP – Phần mềm quản lý doanh nghiệp được nhiều doanh nghiệp vừa và lớn ứng dụng thành công

Phần mềm hoạch định doanh nghiệp tổng thể 3S ERP được nghiên cứu, phát triển bởi ITG Technology – Đơn vị tiên phong trong lĩnh vực xây dựng hệ thống phần mềm ERP tại Việt Nam. 3S ERP là công cụ quản trị doanh nghiệp giúp điều hành tổng thể hoạt động của doanh nghiệp, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Phần mềm 3S ERP được nghiên cứu chuyên sâu và xây dựng dựa trên 16 năm kinh nghiệm đúc rút từ thực tiễn triển khai ứng dụng tại các doanh nghiệp. Vì vậy so với các phần mềm tương tự trên thị trường hiện nay, 3S ERP có thể linh hoạt điều chỉnh theo đặc thù của doanh nghiệp. Đây là một trong những điểm ưu việt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể mà không phải hệ thống nào cũng làm được. Các giải pháp ERP chuyên ngành mà ITG Technology đã phát triển như:

Phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp trong top VNR500

Phần mềm quản lý doanh nghiệp 3S ERP được triển khai thành công cho nhiều doanh nghiệp thuộc top VNR500 và nhiều doanh nghiệp FDI Nhật Bản tiêu biểu như: Công ty CP công nghệ cao Traphaco (Traphaco CNC), Tập đoàn Goldsun, Công ty CP Bao bì và In Nông nghiệp (APP), Công ty CP Đầu tư K&G Việt Nam (Aristino), Nam Dược, Dược Hà Tây, Công ty TNHH Rhythm Precision Vietnam, Công ty TNHH SX Phụ tùng Xe máy – Ô tô Goshi Thăng Long….

Những khách hàng tiêu biểu triển khai ERP từ ITG 

Điểm khác biệt của phần mềm quản lý doanh nghiệp 3S ERP

Thị trường cung cấp phần mềm ERP tại Việt Nam hiện nay khá sôi nổi với nhiều nhà cung ứng mới. Tuy nhiên thực tế rằng, không phải đơn vị nào cũng có thể mang đến một phần mềm ERP hiệu quả, toàn diện, thích hợp với từng doanh nghiệp sản xuất. Vậy đâu là sự khác biệt của 3S ERP?

• Cung cấp giải pháp chuyên sâu theo ngành: Giải pháp 3S ERP được thiết kế đặc biệt chuyên sâu theo đặc thù từng ngành do đó tiết kiệm nhiều thời gian cũng như chi phí triển khai. Bên cạnh đó, khả năng tùy chỉnh này này cũng giúp cho phần mềm phát huy được tối đa hiệu quả quản trị tại từng doanh nghiệp ở mỗi ngành nghề khác nhau.
• Tính toán kế hoạch tự động: 3S ERP có thể tự động lập kế hoạch sản xuất, lên kế hoạch phân bổ nguyên vật liệu, lập lịch sản xuất tự động,…Đặc điểm này giúp 3S ERP mang tới trải nghiệm tối ưu, trở thành công cụ đắc lực không thể thiếu cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp.
• Tính giá thành thực tế và cân đối năng lực sản xuất: Với tính năng này, 3S ERP cho phép tính toán các chi phí thực tế trong vận hành doanh nghiệp, hỗ trợ đơn vị sản xuất hoạch định và cân đối ngân sách một cách chính xác, tối ưu hơn.
• Tính di động: Giải pháp này có thể ứng dụng trên cả PC và Smartphone, tăng sự năng động, xử lý hiệu quả công việc mọi lúc mọi nơi dưới mọi hình thức.
• Hoạt động đa nền tảng 3S ERP tương thích với nhiều hệ điều hành như: Window, Android, IOS,…tích hợp ngoại vi qua tầng IoT để thu thập dữ liệu Realtime, tích hợp với máy Handy (máy quét mã QR Code cầm tay),…
• Khả năng tự động hoá tác nghiệp: Hệ thống này giúp doanh nghiệp tự động hóa hoạt động quản trị, rút ngắn thời gian nhập liệu, giảm thời gian hao phí từ quy trình tác nghiệp giữa các phòng ban từ đó giảm sức lao động, nâng cao hiệu suất.
• Phân tích và dự báo: Khả năng xử lý dữ liệu lớn (Big Data) cung cấp cho doanh nghiệp báo cáo phân tích đa chiều, mang tới bức tranh toàn cảnh cũng như đưa ra các dự báo xu hướng trong tương lai gần và dài hạn một cách chính xác, tối ưu nhất.
• Khả năng tích hợp với các hệ thống khác: 3S ERP được thiết kế để có thể tích hợp với các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp (CRM, DMS, HRM, MES, hệ thống SCADA) để hình thành luồng thông tin liền mạch xuyên suốt trong doanh nghiệp.
• Hệ sinh thái nhà máy thông minh: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, 3S ERP nằm trong hệ sinh thái giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY, đem đến một giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu S-Q-C-D (Scale up – Tốc độ mở rộng, Quality – Chất lượng, Cost – Chi phí, Delivery – Tiến độ) để dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất của mình.

Các Module của phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP

Giải pháp phần mềm quản trị 3S ERP có thể tích hợp các hoạt động rời rạc trong hệ thống thành quy trình tác nghiệp khép kín, tự động hoá mọi khâu trung gian, quản lý tổng thể tại mọi bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp. Cùng theo dõi 5 module cơ bản và 3 module mở rộng của phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP ngay tại đây:

Quản trị mua hàng

Phân hệ lõi này trực tiếp quản lý các quy trình như: Yêu cầu mua hàng (Purchasing Request), thông tin ừ nhà cung cấp, các hợp đồng mua hàng, đơn mua hàng, thông tin nhập hàng, trả hàng, hạch toán công nợ, hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng, và báo cáo hoạt động mua hàng

Quản trị bán hàng

 Phân hệ Quản trị bán hàng trên 3S ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản trị từ khâu lập kế hoạch bán hàng, forecast đến các quy trình bán hàng, quy trình đổi trả hàng cũng như kết xuất tự động ra các hệ thống báo cáo quản trị và phân tích đa chiều về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Quản trị hàng tồn kho

Hệ thống 3S ERP giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tồn kho, số lượng nhập/xuất kho theo thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống cũng giúp doanh nghiệp sắp xếp bố trí kho theo vị trí, quản lý tồn kho theo vị trí, theo dõi lô/date, cảnh báo tồn kho theo Lô/date, hỗ trợ chức năng xuất kho FIFO (Nhập trước, xuất trước). Ngoài ra, ứng dụng tự động nhập/xuất/ kiểm kê kho chỉ với một thao tác quét QR code cũng là ứng dụng nổi bật của hệ thống 3S ERP.

Quản trị sản xuất

Module quản trị sản xuất chịu trách nhiệm kết nối, giám sát và kiểm soát các hệ thống sản phẩm và luồng dữ liệu phức tạp tại nhà máy. Mọi hoạt động liên quan như lập kế hoạch sản xuất, tính toán nhu cầu vật tư, lập định mức nguyên vật liệu, kiểm soát chi phí, tính giá thành sản phẩm, quản trị các công đoạn sản xuất và thống kê số lượng sản phẩm dở dang,…sẽ được đảm bảo thực hiện hiệu quả và nâng cao hoạt động sản xuất.

Quản trị kế toán – tài chính

Phân hệ tài chính kế toán trên phần mềm 3S ERP giúp doanh nghiệp quản trị dòng tiền một cách dễ dàng, từ việc nắm bắt được dòng tiền khả dụng, dòng tiền phải thu, dòng tiền phải trả, ngân sách và chi phí hoạt động,… để từ đó quản trị tài chính chủ động và chặt chẽ.

Hệ thống 3S ERP cũng giúp chuẩn hóa quy trình thanh toán từ khâu lập yêu cầu thanh toán (yêu cầu xác định thanh toán cho vụ việc gì; Ngân sách, Hóa đơn phải trả,…)  duyệt, thực hiện chứng từ thanh toán và theo dõi thanh toán thực tế với Khách hàng, Nhân viên. Hỗ trợ quản trị thanh toán tập trung tại HO, giảm thiểu giấy tờ thủ công, kiểm soát tốt chi phí, cũng như giảm thiểu đội ngũ kế toán tại các đơn vị kinh doanh.

Các module mở rộng của phần mềm quản lý doanh nghiệp 3S ERP

Quản trị nhân sự (HRM – Human Resource Management): Module quản trị nhân sự của 3S ERP sẽ quản lý toàn diện nhân sự, hỗ trợ lãnh đạo trong thiết lập chỉ số KPI để đánh giá, phân tích và hoạch định nguồn lực từ đó xây dựng chính sách đãi ngộ giữ chân người tài.

Quản trị quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management): Chức năng quản trị quan hệ khách hàng cung cấp cái nhìn 360 độ về khách hàng với toàn bộ vòng đời của khách. Module mở rộng này có nhiệm vụ thúc đẩy bán hàng hiệu quả hỗ trợ cho việc thực hiện các chiến dịch Marketing.

Quản trị kênh phân phối (DMS – Distribution Management System): Module này giúp quản lý đồng bộ 100% dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến mỗi nhà phân phối hay điểm bán lẻ. Nhờ đó, nhà quản trị có thể nắm bắt thông tin báo cáo tức thời để ra quyết định phù hợp cũng như quản lý kênh phân phối dễ dàng, chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao.

Giao diện phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP

Phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP được đánh giá là có giao diện thân thiện, thiết kế thích hợp, dễ sử dụng với các nhà quản trị. Phần mềm cho phép khai báo và truy cập thông tin theo đơn vị cơ sở, chức năng, và quyền hạn người dùng. Việc phân quyền theo từng chức năng nhất định giúp đảm bảo tính bảo mật của hệ thống. Tùy vào đặc thù doanh nghiệp, các chức năng sẽ được linh hoạt tùy biến để đảm bảo hiệu quả sử dụng cao nhất cho người dùng. Dưới đây là một vài hình ảnh giao diện phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP do ITG phát triển và cung cấp:

Hình 1 – Màn hình Dashboard của hệ thống 3S ERP với các báo cáo trực quan

Hình 2 – Giao diện phần mềm 3S ERP với module Báo cáo kế hoạch chi phí

Hình 3 – Màn hình thiết lập đơn hàng mua trong phần mềm 3S ERP

Hình 4 – Màn hình báo cáo quản trị mua hàng của hệ thống 3S ERP

Phần mềm quản lý doanh nghiệp 3S ERP mang đến điều gì cho doanh nghiệp của bạn?

Với 16 năm kinh nghiệm hợp tác cùng nhiều doanh nghiệp vừa và lớn, ITG Technology nhận thấy ở mỗi đơn vị lại có những bài toán quản trị khác nhau cần phải giải quyết. Do vậy, 3S ERP được thiết kế với tính năng linh hoạt, tích hợp đa nền tảng và có thể kết nối với các hệ thống khác để tạo thành một hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp toàn diện. Khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô, phần mềm sẽ đóng vai trò là thành tố trung tâm tạo nên nền móng công nghệ vững chắc cho quá trình thay thế và nâng cấp hệ thống quản trị.

Cho đến nay, 3S ERP đã ứng dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp đầu ngành trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh tại Việt Nam. Để tìm được lời giải cho bài toán quản trị doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua Hotline: 092.6886.855 để được đồng hành và tư vấn về phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp.