Chọn mua phần mềm ERP sao cho hiệu quả?

Không chỉ ở Việt Nam mà ở nhiều quốc gia khác, các doanh nghiệp vẫn rất băn khoăn, khó lựa chọn mua phần mềm ERP nào cho phù hợp với mô hình và túi tiền của mình.

Về giá cả hiện nay trên thị trường, có những sản phẩm “ERP” giá chỉ từ vài chục triệu, lại có những sản phẩm giá đến hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ.

Theo các chuyên gia, có một thực trạng hiện nay là nhà cung cấp phần mềm nước ngoài thì chê sản phẩm Việt Nam là thô sơ, tiền nào của nấy; nhà cung cấp nội địa lại bảo sản phẩm nước ngoài không hợp với hoàn cảnh và các chuẩn mực của Việt Nam,… Thật khó có loại hàng hóa nào khác trên thị trường mà giá cả lại “thượng vàng hạ cám” và chất lượng khó kiểm tra đến thế. Người mua càng xem, càng nghe nhiều càng không biết tin ai, sợ chi nhiều thì “hố” mà chi ít thì mua phải đồ dởm. Vậy thực ra trên thị trường hiện nay đang có bán những loại hàng ERP gì, và chúng khác nhau thế nào?

Chọn mua phần mềm ERP nào cho hiệu quả là băn khoăn của nhiều doanh nghiệp

Phần mềm ERP được cung cấp bởi các doanh nghiệp nước ngoài

Theo cách phân chia phổ biến trên thế giới, các hệ thống ERP được phân loại theo hai cách: theo kích thước (quy mô) doanh nghiệp mà hệ thống phục vụ; theo tính chuyên biệt. Theo kích thước thì có thể chia ra ERP loại lớn (high-end) chuyên dành cho các tập đoàn đa quốc gia, loại trung (mid-range) dành cho các công ty vừa và nhỏ…

Theo tính chuyên biệt ta có những hệ thống ERP “đa dụng” (general purpose), và các hệ thống ERP thiết kế riêng (industry-specific) cho ngành dệt may, ngành dầu khí, ngành bán lẻ, ngành dược,… tất nhiên đa dụng thì dùng được cho nhiều loại hình doanh nghiệp nhưng lại không thể chuyên sâu cho một ngành nào đó như những hệ thống chuyên dụng, đổi lại đa dụng thường rẻ và dễ dùng hơn chuyên dụng rất nhiều.

Thông thường các hệ thống ERP chuyên dụng về kích cỡ thường nằm trong loại lớn và loại trung-lớn, các hệ thống ERP hạng trung thường chỉ dừng ở mức đa dụng, còn các ERP loại nhỏ thường không cung cấp gì nhiều hơn các phần mềm kế toán truyền thống.

Ở nước ta việc ứng dụng phần mềm ERP từ hơn chục năm trước tuy nhiên ở thời điểm đó chỉ những công ty lớn ứng dụng. Đến nay việc ứng dụng ERP đã khá phổ biến trong nhiều doanh nghiệp bởi lợi ích mà nó mang lại. Nhiều công ty đa quốc gia đến Việt Nam mang theo hệ thống ERP và dùng đội ngũ triển khai nội bộ từ công ty mẹ sang.

Giá các hệ thống ERP nước ngoài thường được tính một cách rắc rối dựa trên số lượng người và số các phân hệ (module) khách hàng cần mua. Ngoài giá bản quyền trả một lần, các nhà cung cấp còn thường yêu cầu khách hàng hàng năm trả một mức phí bảo trì (maintenance) bằng khoảng 15-20% giá bản quyền. Với khoản phí này khách hàng sẽ được trợ giúp gián tiếp và quan trọng nhất là được nâng cấp (upgrade) miễn phí khi hệ thống có phiên bản mới. Bên cạnh đó, doanh nghiệp muốn sử dụng được các hệ thống ERP từ hạng trung trở lên đều cần có sự giúp đỡ của một đội tư vấn triển khai được nhà cung cấp sản phẩm đào tạo chính quy. Chi phí triển khai rất đắt, thông thường đối với các hệ thống hạng trung bằng khoảng 50-80% giá phần mềm, còn đối với các hệ thống hạng lớn như SAP có thể bằng 120-150% giá phần mềm. Tóm lại phí bản quyền có khi chưa bằng một nửa tổng số chi phí thực tế của doanh nghiệp khi mua các hệ thống ERP của nước ngoài.

Phần mềm ERP được cung cấp bởi các đơn vị trong nước

Giá của các hệ thống nội địa thường “mềm” hơn nhiều so với các hệ thống nhập ngoại. Ưu điểm của hệ thống nội địa là bám rất sát các yêu cầu nhiều khi khá cứng nhắc của Việt Nam như hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hay hệ thống báo cáo thuế, dễ sử dụng, triển khai nhanh, giao diện và tài liệu thân thiện và bằng tiếng Việt, và tất nhiên là giá cả dễ chịu hợp túi tiền của đa phần khách hàng.

Tiêu chí lựa chọn nhà triển khai ERP hiệu quả

• Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi công ty, một ngành nghề lại có một quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Thậm chí cùng một công ty nhưng ở các giai đoạn khác nhau, quy trình làm việc cũng có những điểm khác biệt. Cho nên hãy cân nhắc kỹ để tìm ra một nhà triển khai thực sự hiểu vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, nhằm đáp ứng tốt những nhu cầu và mong muốn được đề ra của doanh nghiệp bạn. Nên nhớ, không có nhà cung cấp giỏi nhất, chỉ có người hiểu rõ doanh nghiệp bạn nhất mà thôi.

• Các chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp

Mức độ và cam kết hỗ trợ là một trong những tiêu chí mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm ERP. Các chính sách hỗ trợ cần được đảm bảo trong và sau quá trình thực hiện dự án, bởi sẽ rất khó khăn nếu đến khi vận hành chính thức lại xảy ra các sai sót. Vì thế nếu nhà cung cấp chỉ đưa cho doanh nghiệp bạn một bản hệ thống ERP mà không có những hỗ trợ sau này thì đây cũng không phải một lựa chọn nhà cung cấp đúng đắn.

• Chi phí và rủi ro

Khi triển khai một phần mềm ERP, doanh nghiệp nên hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí hỗ trợ hàng năm… Đi kèm với chi phí là nhiều rủi ro tiềm ẩn. Hãy đánh giá thật kĩ yếu tố này, đừng vội triển khai nếu chi phí phải bỏ ra sẽ vượt qua ngân sách tối đa đã được đề sẵn.

Lựa chọn một nhà cung cấp giàu kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp sẽ giúp phía bạn nắm rõ những lợi ích và rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cũng nên đàm phán kĩ càng về thời gian thực hiện, triển khai, yêu cầu nhà cung cấp cam kết về thời hạn một cách chắc chắn, có mục tiêu rõ ràng. Đó là cách thức làm việc chuyên nghiệp và cũng cho thấy một tinh thần trách nhiệm cao của nhà cung cấp.

Chọn mua phần mềm ERP nào để mang lại hiệu quả nhất cho doanh nghiệp?

Có nhiều phương pháp để giúp doanh nghiệp lựa chọn đơn vị triển khai phần mềm ERP phù hợp. Vấn để của doanh nghiệp là tìm kiếm một nhà cung cấp hệ thống ERP biết nắm rõ các nghiệp vụ, tuân thủ đúng quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước và thực sự hiểu vấn đề mà doanh nghiệp đang cần tìm ra. Như vậy sản phẩm cuối cùng sẽ có khả năng ứng dụng cao hơn, tỷ lệ triển khai thành công cao hơn.

3S ERP – giải pháp chuyên môn hóa theo đặc thù doanh nghiệp

Việc ứng dụng ERP của nhà cung cấp trong nước là sự lựa chọn tại nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó có 3S ERP – giải pháp được cung cấp bởi Công ty CP Giải pháp ERP-ITG. Là đơn vị CNTT tại Việt Nam đi tiên phong trong cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Trải qua 14 năm xây dựng và phát triển với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, hiểu biết sâu sắc nghiệp vụ chuyên ngành. Đến nay ITG là đối tác của hơn 1.000 khách hàng là các công ty, tập đoàn lớn trong cả nước. Hệ thống 3S ERP nhận giải thưởng Sao Khuê cho phần mềm ưu việt. Hệ thống 3S ERP được xây dựng phù hợp triển khai cho các đơn vị thuộc mọi lĩnh vực: Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp, Sản xuất, bán lẻ…. ITG tiếp tục khẳng định chất lượng doanh nghiệp CNTT hàng đầu khi liên tiếp 2 năm liền nằm trong top những doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam trong vòng 3 năm liên tiếp 2017, 2018, 2019.

>>>Đọc thêm: Tìm hiểu thêm các chức năng ưu việt của phần mềm 3S ERP

Bạn có thể làm việc nhiều hơn với nhà cung cấp để được tư vấn và demo giải pháp, và nếu bạn cần tư vấn hãy liên hệ với chuyên gia ERP: 0986.196.838.

tag: chọn mua phần mềm erp