Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Hạch toán chi phí ra sao?

Một doanh nghiệp muốn vận hành hiệu quả thì việc quản lý chi phí đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Vậy chi phí quản lý doanh nghiệp là gì và bao gồm những khoản chi phí nào?

Dưới đây là một số kiến thức căn bản, kế toán và chủ doanh nghiệp có thể tham khảo để quản lý chi phí của doanh nghiệp mình hiệu quả hơn.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý trong doanh nghiệp là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp tùy thuộc vào loại hình hoạt động của doanh nghiệp mà chi phí phát sinh khác nhau. Suy cho cùng, hiệu quả cuối cùng của một doanh nghiệp vẫn được đong đếm bằng doanh thu và lợi nhuận thu về. Để có thể tối ưu lợi nhuận thì mỗi doanh nghiệp phải tăng tối đa doanh thu và giảm tối đa chi phí. Đối với nhiều doanh nghiệp chi phí quản lý chiếm tỷ trọng không hề nhỏ. Vì vậy việc xác định được định mức chi phí quản lý cho doanh nghiệp mình là một trong những chiếc chìa khóa quan trọng, nhà quản trị cần phải quản lý tốt chi phí này sao cho hợp lý nhất với doanh nghiệp của mình.

Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những khoản nào?

Trong kế toán của doanh nghiệp thì chi phí quản lý sẽ được hạch toán thông qua tài khoản 642 bao gồm:

• Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ các chi phí phải trả cho nhân sự quản lý doanh nghiệp, bao gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,… được hạch toán thông qua tài khoản 6421.
• Chi phí vật liệu quản lý: là các khoản chi cho vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp: văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6422.
• Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí chi cho các dụng cụ, đồ dùng văn phòng, được hạch toán thông qua tài khoản 6423
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: là khoản khấu hao các tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc, máy móc thiết bị quản lý, vật kiến trúc,… được hạch toán thông qua tài khoản 6424
• Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất, các khoản phí, lệ phí khác,… được hạch toán thông qua tài khoản 6425
• Chi phí dự phòng: dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, được hạch toán thông qua tài khoản 6426
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: các khoản chi dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp: tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ,… được hạch toán thông qua tài khoản 6427.
• Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác như chi phí hội nghị, công tác phí, tàu xe,… được hạch toán thông qua tài khoản 6428.

Đọc thêm: Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp

Cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Bên Nợ:

– Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;

– Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

Bên Có:

– Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;

– Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

– Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.

– Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

Một trong những cách thức giúp các nhà quản trị có được những báo cáo tổng hợp và cả những cảnh báo kịp thời về chi phí là sử dụng phần mềm ERP. Với ứng dụng phần mềm 3S ERP từ ITG, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt nhanh chóng khoản chi phí ngay tại thời điểm truy vấn, để kịp thời đưa ra các chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp. Hotline tư vấn giải pháp: 0986.196.838