Bí quyết để tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình quản lý, phục vụ, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Làm thế nào để cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu suất làm việc là câu hỏi không chỉ dành cho các doanh nghiệp nhỏ mà còn là câu hỏi luôn cần tìm kiếm câu trả lời mới của các doanh nghiệp và tập đoàn lớn. Đọc thêm bí quyết để tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả ngay trong bài viết này nhé

Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí tiền lương nhân viên: Tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo tiền lương phải trả cho cán bộ nhân viên làm việc ở các phòng ban trong doanh nghiệp.

Chi phí vật dụng doanh nghiệp: gồm chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,chi phí đồ dùng văn phòng…

Chi phí khấu hao tài sản cố định: gồm nhà cửa làm việc của các phòng ban, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng…

Thuế và lệ phí: thuế môn bài, tiền thuê đất và các khoản phí, lệ phí khác.

Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi phí bằng tiền khác: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ…

Để kết quả sản xuất kinh doanh tốt đòi hỏi doanh nghiệp cần tối ưu chi phí quản lý quản lý doanh nghiệp. Cắt giảm chi phí để tối ưu hóa lợi nhuận là nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, cắt giảm chi phí thường phải gánh chịu nhiều hậu quả khác, đôi khi còn lớn hơn nhiều so với chi phí vừa được cắt giảm. Vì vậy, cắt giảm chi phí thế nào cho hiệu quả là điều doanh nghiệp cần phải cân nhắc. Không phải chi phí nào cũng cần cắt giảm. Vì vậy, trước khi thực hiện cắt giảm chi phí, doanh nghiệp cần phải xác định “Cái gì mang lại giá trị cho khách hàng?”.

Tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp nhờ ứng dụng phần mềm ERP

Yếu tố đánh giá hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp cuối cùng luôn được đong đếm bằng lợi nhuận thu về. Quản lý chặt chẽ từng công đoạn sản xuất, tối ưu quy trình sản xuất chính là bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận, tránh được những sai hỏng không đáng có. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp là phương pháp giúp các nhà quản trị có được cái nhìn tổng quát nhất về doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thể quản lý mọi hoạt động mọi lúc mọi nơi.

Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất tại đây

• ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn nhân lực

Giá trị của một hệ thống ERP là xây dựng được hệ thống tập trung với quy trình tích hợp, dữ liệu liên kết để các bộ phận, phòng ban, công ty, nhà máy thực hiện đồng thời trên cùng hệ thống. Từ đó, bức tranh tổng quan về các hoạt động sản xuất, kinh doanh được tổng hợp nhanh chóng, chính xác và kịp thời với nguồn lực và thời gian thực hiện tối ưu. Đặc biệt đối với mô hình nhiều công ty, nhiều chi nhánh, nhiều nhà máy thì việc ứng dụng ERP giúp chuẩn hóa quy trình, hệ thống báo cáo cũng như KPI để đo lường hiệu quả và hiệu suất làm việc.

• ERP giúp tạo ra một quy trình sản xuất khép kín

ERP được ứng dụng nhiều trong quản trị sản xuất hiệu quả. Quản lý được chuỗi cung ứng phức tạp, yếu tố cấu thành phần lớn chi phí của sản phẩm. Qua đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí và thời gian giao hàng.
Hỗ trợ doanh nghiệp nghiên cứu và sản xuất các sản phẩm tinh vi, những sản phẩm bao hàm nhiều thành phần độc nhất, không thay thế được. Không những vậy, doanh nghiệp có thể quản lý sản phẩm có cấu hình phức tạp trong suốt vòng đời.
Hỗ trợ nâng cao năng suất thông qua việc quản lý quy trình sản xuất, quản lý nguồn nhân lực, quản lý vật lực bao gồm nguyên vật liệu và tài sản của doanh nghiệp. Nên doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các hoạt động của nhà máy để tăng sản lượng. Do đó ứng dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản trị tối ưu hàng tồn kho, tối ưu quy trình sản xuất, nhân lực từ đó giảm giá thành sản phẩm và tăng khả năng cạnh tranh.

• Tiết kiệm thời gian thu thập dữ liệu

Đối với một DN quản lý trên các bộ phận trên nhiều phần mềm sẽ dẫn đến dữ liệu không tập trung thì việc thu thập dữ liệu gặp nhiều khó khăn. Chưa kể tới một vài khâu nhập dữ liệu có thể vẫn sử dụng thủ công bằng tay. Xuất phát từ sự thủ công dẫn tới tỷ lệ sai sót vô cùng cao. Điều này trực tiếp dẫn tới khó khăn cho người quản lý. Vì từ số liệu không đầy đủ và chính xác dẫn tới bức tranh về hoạt động của doanh nghiệp,về chi phí phát sinh sẽ mờ nhạt, không rõ ràng. Với hệ thống quản trị doanh nghiệp, mọi phòng ban hoạt động trên một phần mềm duy nhất do đó có tích hợp cung cấp được đầy đủ dữ liệu bằng việc chuẩn hóa dữ liệu từ đầu vào, loại bỏ các bước nhập liệu thủ công. Ngoài ra với hệ thống báo cáo chi tiết theo thời gian thực, người quản lý hoàn toàn có thể chỉ ra những chi phí phát sinh không cần thiết, tái lập lại kế hoạch kinh doanh cho phù hợp.

• Tiết kiệm chi phí đầu tư mua nhiều phần mềm

Ứng dụng ERP giúp loại bỏ các hệ thống rời rạc, quy trình phức tạp nên doanh nghiệp có thể cắt giảm được những khoản chi phí không cần thiết, đồng thời tăng hiệu quả của hệ thống CNTT.

Kết luận

Ngày nay, các doanh nghiệp nên thay đổi quan niệm về việc cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Thay vì tập trung vào việc sẽ cắt được phần nào, nhà quản lý nên tập trung vào việc kiểm soát chi phí bằng những ứng dụng công nghệ. Và giải pháp ERP chính là giải pháp giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng bắt kịp nhịp độ của nền kinh tế và về lâu dài ERP sẽ gúp cho doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp và tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp.