5 ứng dụng làm việc nhóm Online miễn phí hiệu quả trong mùa dịch

Dịch Covid-19, hiện đã được công nhận là đại dịch toàn cầu, buộc các công ty phải phụ thuộc nhiều hơn vào công cụ trực tuyến để duy trì công việc khi nhân viên làm việc tại nhà để tránh lây lan virus. 5 ứng dụng làm việc nhóm Online miễn phí dưới đây sẽ tăng hiệu quả khi nhân viên làm việc tại nhà.

Theo Reuters: Số lượt tải xuống toàn cầu của các ứng dụng làm việc bao gồm Slack, Microsoft Teams, Zoom, Tencent Conference và WeChat Work đã tăng gần năm lần kể từ đầu năm nay.

Trong tuần đầu tiên của tháng 1.2020, các ứng dụng làm việc kể trên thu hút 1,4 triệu người dùng mới trên App Store và Google Play, nhưng đến tuần đầu tiên của tháng 3.2020 con số đó đã nhảy vọt lên mức kỷ lục 6,7 triệu lượt tải về, theo dữ liệu mới nhất về phân tích ứng dụng của công ty cung cấp giải pháp thị trường ứng dụng di động Sensor Tower.

>>>Đọc thêm: 5 Chiến lược phục hồi doanh nghiệp sau đại dịch

1.Zoom

Zoom meetings (Zoom) là ứng dụng làm việc nhóm Online miễn phí hiệu quả đáng để sử dụng. Zoom tạo ra những cuộc họp online với video hoặc âm thanh ở bất cứ đâu miễn là có kết nối internet. Triển khai phòng họp dễ dàng với chất lượng rõ nét, mặt đối mặt, chia sẻ video màn hình chất lượng cao và nhắn tin nhanh.

Ứng dụng này đã được nhiều người biết đến và sử dụng trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp như hiện nay. Zoom có hai bản miễn phí và trả phí

Với gói miễn phí của Zoom, bạn được mời tối đa 100 người tham dự cuộc họp, cuộc họp 1 với 1 không giới hạn nhưng sẽ giới hạn 40 phút cho các cuộc họp nhóm. Bạn có thể tạo số lượng cuộc họp không giới hạn và nhận hỗ trợ online khi cần.

2. Microsoft Teams

Teams là một ứng dụng, Hub dành cho làm việc nhóm trong Office 365. Microsoft Teams tích hợp tất cả chức năng chat, họp nhóm, share màn hình, công cụ văn phòng cơ bản và nâng cao trong hệ sinh thái Office 365. Nói một cách khác, Teams là ứng dụng All-in-one với tính năng ưu tiên hiển thị những nội dung nhóm làm việc đang tương tác gần nhất để người sử dụng luôn cập nhật những hoạt động gần nhất của cả nhóm.

Tính năng chat của Teams tích hợp các chức năng của Lync: tìm kiếm đồng nghiệp trong công ty để Chat; khả năng tạo Group Chat giống Facebook, cài đặt sự kiện, tạo khảo sát trong nhóm,…

Ngoài ra, trong group chat của Teams, các thành viên có thể tag các thành viên khác trong nhóm để giao việc theo lịch hẹn, theo dõi tiến độ làm việc của thành viên được giao việc. Gần đến deadline, Teams sẽ nhắc nhở deadline cho người được nhận việc.

Việc chia sẻ tài liệu trên Teams cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ tích hợp cả One Drive.Thông thường, các ứng dụng chat sẽ giới hạn dung lượng chuyển file, nhưng nhờ tích hợp One Drive, việc chia sẻ tài liệu trên cloud sẽ nhanh chóng và không bị giới hạn dung lượng. Cũng qua việc chia sẻ tài liệu trên One Drive, người chia sẻ sẽ kiểm soát dữ liệu tốt hơn thông qua việc thiết lập các chế độ cho phép chỉnh sửa hoặc chỉ được xem tài liệu.

Một điểm nổi bật của ứng dụng chat trong Teams là việc theo dõi các tài liệu đã chia sẻ. Thông thường, nếu chia sẻ quyền chỉnh sửa một file tài liệu trên Google Drive với một nhóm, người sử dụng phải click vào từng file để xem lịch sử chỉnh sửa. Như vậy, càng nhiều file tài liệu chia sẻ, người sử dụng sẽ mất rất nhiều thời gian theo dõi. Nhưng với Teams, click vào phần File trong group chat, người chia sẻ sẽ theo dõi lịch sử các file đã chia sẻ, và tương tác của các thành viên khác đối với các file.

Microsoft Teams đã thu hút được 44 triệu người dùng mỗi ngày, bao gồm 93 công ty trong danh sách Fortune 100 và hơn 650 tổ chức có tổng cộng hơn 10.000 người dùng. Chỉ trong tuần từ 11 đến 18.3, Microsoft cho biết có thêm 12 triệu người dùng mới sử dụng dịch vụ hằng ngày.

Theo ông Jean-Philippe Courtois – Phó Chủ tịch điều hành, Chủ tịch mảng kinh doanh, tiếp thị và vận hành toàn cầu của Microsoft: Microsoft đã phát hành ứng dụng Teams phiên bản miễn phí từ năm 2018, nhưng hãng vẫn duy trì một số tính năng nhất định cho phiên bản trả phí. Tuy nhiên, từ đầu tháng 3/2020, các tính năng trả phí này sẽ được Microsoft phát hành miễn phí cho người dùng trong 6 tháng.

4.Teleconference

Teleconference là từ được ghép bởi “telecommunications” và “conference” _có nghĩa là một cuộc họp được tổ chức thông qua hệ thống viễn thông. Hệ thống này có thể là điện thoại, tivi, máy tính, radio, điện báo…

Công nghệ này ra đời nhằm là kết nối những người tham gia cuộc họp ở 2 hay nhiều điểm khác nhau, đồng thời truyền tải âm thanh hoặc cả âm thanh – hình ảnh cùng lúc trong thời gian thực. Vì thế, ở Việt Nam, người dùng hay gọi teleconference là hội thảo trực tuyến.

Hội thảo trực tuyến có nhiều loại và được thực hiện bởi nhiều công nghệ và phương thức khác nhau, bao gồm: Video conference (thoại – video), audio conference (âm thanh hội nghị) hay web conference (hội nghị dựa trên web).

5. Google Hangout
Google Hangout là tính năng đi kèm của google plus và là sản phẩm con của Google. Để có thể sử dụng được Google Hangout thì người dùng chỉ cần có tài gmail là có thể sử dụng được.

Google Hangout chạy trực tiếp trên trình duyệt Chorme trên PC, còn trên smartphone Google Hangout hỗ trợ chạy trên 2 nền tảng ios và android, Google Hangout hoàn toàn miễn phí. Tốc độ tối đã trong một cuộc gọi họp Group Video Call là 10 người.Tuy nhiên để đảm bảo chất lượng cuộc họp, Google Hangout khuyên bạn nên sử dụng tối đa 5 người.
Google sử dụng bộ mã hóa hình ảnh độc quyền của Vidyo. Đây là công nghệ ứng dụng tiêu chuẩn H.264-SVC có khả năng sửa lỗi tốt hơn và thích ứng nhanh với những đường truyền có tốc độ chậm như 3G.
Chất lượng hình ảnh của Google Hangout khá tốt kể cả những nơi có đường truyền tốc độ internet chậm. Tuy nhiên, vì phần mềm chạy dưới dạng add-in của Brower nên sẽ có những hạn chế về tính năng và chưa triển khai được hết các tính năng khác của máy tính có cấu hình cao.

>>>Đọc thêm: Tổng quan về phần mềm ERP và ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp

tag: ứng dụng làm việc nhóm Online miễn phí