Nội dung của Kaizen gồm 5S: seiri-sàng lọc, seiton-sắp xếp, seiso-sạch sẽ, seiketsu-săn sóc, shisuke-sẵn sàng. Tại bất cứ công đoạn nào trong quá trình sản xuất, những người công nhân thực hiện 5S có trách nhiệm thực hiện các thao tác sản xuất gọn gàng, ngăn nắp nhằm tạo môi trường làm việc thuận tiện nhất cho đồng nghiệp.

Sâu xa hơn, khi 5S đã ăn sâu vào thói quen, tinh thần tự giác của người lao động, ý thức này sẽ biến thành ý thức trong thực hiện công việc, trách nhiệm trong việc làm ra các sản phẩm, công việc có chất lượng.

Kaizen và 5S được các doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng để nâng cao năng lực sản xuất, tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp nhờ giảm thiểu những lãng phí như: sản xuất dư thừa, sản phẩm khuyết tật, tồn kho, di chuyển bất hợp lý, chờ đợi, thao tác thừa của công nhân, máy móc thiết bị… từ đó giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Công nghệ thông tin trong quản lý

Một trong những yếu tố tạo nên thành công của doanh nghiệp Nhật chính là hệ thống quản lý hiệu quả nhờ áp dụng các phần mềm quản lý. Công nghệ thông tin cho phép người Nhật quản lý được toàn bộ tài sản doanh nghiệp hoặc giám sát, phân tích hoạt động sản xuất tại nhà máy, phân xưởng tại bất cứ thời điểm nào một cách cập nhật, chính xác nhất.

Việc quản lý tốt nguồn tài sản giúp doanh nghiệp Nhật giảm tối đa chi phí sở hữu tài sản bằng cách loại trừ chi phí tạo ra do tài sản bị trùng lặp và không được sử dụng, khai thác hiệu quả tài sản sau khi mua, đồng thời cũng giảm công sức bỏ ra để theo dõi và tạo điều kiện tốt hơn cho các hoạt động liên quan đến tài sản.

Đối với những doanh nghiệp sản xuất, việc kiểm soát hoạt động tại các phân xưởng, nhà máy sẽ hỗ trợ người quản lý có những quyết định cải tiến hiệu quả. Đồng thời, giúp lãnh đạo đưa ra các phân tích về chi phí cũng như giá thành sản phẩm tại một thời điểm để từ đó có những điều chỉnh kế hoạch một cách kịp thời.

Việc áp dụng phần mềm quản lý không những giúp doanh nghiệp khai thác triệt để năng lực sản xuất, tài sản của doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh có hiệu quả cao mà còn nâng cao tính công bằng, công khai, dân chủ, minh bạch trong sản xuất kinh doanh, khuyến khích người lao động cống hiến khả năng của mình và được hưởng thụ một cách xứng đáng.

Các phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, quản lý tài sản, quản lý sản xuất đã được các doanh nghiệp Nhật áp dụng thành công từ lâu và hiện nay nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam cũng đang học hỏi để đưa vào áp dụng cho doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, từ phương pháp quản lý truyền thống bước lên công nghệ hóa mà vẫn đảm bảo vấn đề chi phí và hiệu quả, đòi hỏi các doanh nghiệp có những lựa chọn, đầu tư công nghệ thích hợp với môi trường, quy mô đặc thù của doanh nghiệp Việt.